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AUFGABE

Verfassen eines Fachartikels für das Fachmagazin der Immobilienverwalter

DDIVaktuell / Fachmagazin für Immobilienverwalter / Ausgabe 07/2016

Alles unter einem Dach

Wie Web-Applikationen die Digitalisierung in der Hausverwaltung voranbringen können. Ein Überblick mit Praxisbericht.

Was in der Immobilienwirtschaft online alles möglich ist, kann man anhand der neusten Entwicklungen sehen: Der Markt bietet mittlerweile sowohl Online-Kundenportale als auch branchenübergreifende Systeme fürs Dokumenten-, Vorgangs- und Auftragsmanagement. Die meisten Anbieter fokussieren sich auf ein Spezialgebiet. Es gibt aber auch die Möglichkeit, unterschiedliche Dienste zu einer Web-Applikation zusammenzuführen, wie das Beispiel Immobil24 der Münchner hpp Informationssysteme GbR zeigt.

Der Wechsel zur Komplettlösung

Alois Kastner ist Geschäftsführer NEUBO Hausverwaltung GmbH & Co Betriebs-KG, die mit 16 Mitarbeitern im Raum München und Berlin rund 4000 Eigentumswohnungen betreut. Nach über 30 Jahren in der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeobjekten suchte Kastner nach einer Lösung, um unterwegs jederzeit via Tablet Zugriff auf sein Verwaltungssystem und die hinterlegten Daten zu haben.

„Ich wollte die Vorzüge einer Web-Applikation nutzen, ohne den großen Aufwand einer Software-Einführung auf mich nehmen zu müssen“, so Kastner, der im Jahr 2015 das Passende für seine Anforderungen fand und seitdem nutzt: eine Applikation, die regelmäßig Stammdaten und Dokumente automatisiert einliest und sogar nach Wohneinheiten sortiert, was die Abläufe für seine Mitarbeiter erheblich vereinfacht. Hinzu kommen das Kundenportal, Vorgangsmanagement und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die integrierte Suchmaschine erleichtert das schnelle Auffinden wichtiger Dokumente, unabhängig davon, wo sie abgelegt worden sind.

Digitales Arbeiten, ganz praktisch

Wie`s funktioniert, zeigt ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Ein Eigentümer kommt am Wochenende aus dem Urlaub zurück und stellt fest, dass das Gerüst auch nach dem Fassadenanstrich noch immer steht. Via Smartphone beschwert er sich online bei der Hausverwaltung. Seine Meldung wird am nächsten Morgen von einem Mitarbeiter der Hausverwaltung gelesen, der per Online-Volltextsuche im System das Stichwort „Fassadenanstrich“ und die Notiz des Gerüstbauers findet: Wegen des schlechten Wetters wurde der Abbau auf Mittwoch verschoben. Diese Information gibt der Mitarbeiter sofort online weiter und schreibt zusätzlich eine digitale Hausmitteilung an alle betroffenen Eigentümer und Bewohner, die automatisch auch per E-Mail benachrichtigt werden – womit der Vorgang innerhalb kürzester Zeit bearbeitet und abgeschlossen ist.

E-Post-Anbindung in Vorbereitung

Voraussichtlich ab Januar 2017 kann die Applikation noch mehr: Derzeit wird eine Schnittstelle zur deutschen Post AG entwickelt, die dann auch den Versand von E-Postbriefen aus dem System heraus ermöglicht. So wird dann auch der komplette Briefversand automatisiert – ohne den Aufwand des Druckens, Sortierens und Kuvertierens. Alle benötigten Dokumente werden aus dem im System hinterlegten Daten generiert, personalisiert und als E-Postbrief ganz konventionell postalisch zugestellt. Insbesondere der Versand der Einladungen zu Eigentümerversammlungen wird auf diese Weise den Arbeitsaufwand für Verwalter erheblich minimieren.

Link zur Onlineversion des Beitrags:

http://www.avr-emags.de/emags/DDIV/DDIV_07_2016/#38

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